El cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) es esencial para todas las empresas que procesan datos personales en Europa.
El GDPR, que entrará en vigor en 2018, establece obligaciones estrictas para garantizar que la información de las personas se recopile, almacene y utilice de forma segura y transparente.
Sin embargo, cumplir todos los requisitos del RGPD puede parecer complejo. Un enfoque estructurado, basado en pruebas periódicas y verificaciones sistemáticas, es esencial para evaluar y mantener su cumplimiento.
¿Qué es lo que hay que comprobar?
En este artículo, descubra una lista de comprobación completa que le ayudará a cumplir el RGPD.
¿Qué es el RGPD?
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD ) es un texto normativo europeo que armoniza el tratamiento de datos personales en toda la Unión Europea (UE).
Este reglamento responsabiliza a las empresas de la recogida, almacenamiento, uso y transferencia de datos personales. Su objetivo es proteger los derechos de los ciudadanos europeos en materia de datos.
Cada persona afectada puede :
- Solicitar la supresión de datos personales,
- Sepa dónde se almacena esta información,
- Entender cómo se utilizan.
Consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento del RGPD expone a las empresas a importantes sanciones: multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual mundial.
Esto subraya la importancia de una vigilancia constante y un cumplimiento riguroso mediante pruebas y verificaciones periódicas.
Los cinco principios clave del RGPD
La Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés(CNIL) define cinco principios fundamentales para garantizar el cumplimiento del RGPD:
1. Finalidad: los datos deben recogerse con una finalidad precisa, explícita y legítima. No deben reutilizarse posteriormente con otra finalidad.
2. Pertinencia: sólo deben recogerse los datos estrictamente necesarios para alcanzar el objetivo perseguido.
3. Periodo de conservación limitado: los datos personales sólo deben conservarse el tiempo necesario para los fines para los que fueron recogidos.
A continuación, deben suprimirse, anonimizarse o archivarse en cumplimiento de las obligaciones legales aplicables.
4. Seguridad: el responsable del tratamiento deberá adoptar todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la integridad y confidencialidad de los datos, impidiendo el acceso no autorizado por parte de terceros.
5. Derechos individuales: las personas deben conservar el control sobre sus datos personales.
Cada persona tiene los siguientes derechos, que puede ejercer poniéndose en contacto con el responsable del tratamiento:
- Acceso a sus datos y posibilidad de obtener una copia,
- Rectificación de datos inexactos o incompletos,
- Oposición a su utilización (salvo en caso de obligación legal, como la inscripción en un fichero del estado civil).
¿A quién se aplica el RGPD?
El RGPD se aplica a una amplia gama de entidades que tratan datos personales, estén o no situadas en la Unión Europea (UE).
En otras palabras, el Reglamento tiene alcance extraterritorial, lo que significa que puede aplicarse a organizaciones situadas fuera de la UE si tratan datos personales de residentes en la UE.
El cumplimiento del RGPD es obligatorio para :
Responsables del tratamiento: organizaciones o individuos que determinan los fines y medios del tratamiento de datos personales.
Subencargados del tratamiento: entidades que tratan datos personales por cuenta de los responsables del tratamiento.
Interesados: personas cuyos datos personales recoge y trata una organización.
Lista de comprobación del cumplimiento del RGPD
1. Cartografía e identificación de sus datos personales
El primer paso es identificar los datos que recopila y cómo fluyen por su empresa:
- ¿Qué datos recogen (nombres, direcciones de correo electrónico, direcciones IP, números de teléfono, etc.)?
- ¿Dónde se almacenan (servidores internos, nube, servicios de terceros)?
- ¿Por qué la recopila? Asegúrese de que cada recogida tiene una finalidad clara y legítima.
- ¿Quién tiene acceso? Limite el acceso a las personas autorizadas de su organización.
Consejo: lleve un registro de procesamiento para documentar esta información.
2. Compruebe la base jurídica del tratamiento de datos
Cada recogida o tratamiento de datos debe tener una base jurídica.
Las preguntas correctas :
- ¿Ha obtenido un consentimiento claro?
- ¿Es necesario para un contrato? Por ejemplo, para prestar un servicio o entregar un producto.
- ¿Existe alguna obligación legal? Como conservar facturas o expedientes del estado civil.
- ¿Tiene un interés legítimo? Por supuesto, este interés no debe perjudicar los derechos de las personas afectadas.
3. Asegúrese de obtener un consentimiento válido
El consentimiento es el núcleo del RGPD. Para cumplirlo :
- Utilice formularios claros y sencillos, sin jerga jurídica.
- Proporcionar una opción fácilmente accesible para denegar o retirar el consentimiento.
- Lleve un registro de los consentimientos obtenidos, incluida la fecha y el contexto.
Ejemplo: si envía boletines informativos, asegúrese de que la casilla no esté marcada previamente para que el usuario acepte explícitamente.
4. Proteger sus datos personales
Algunas medidas esenciales en materia de seguridad de los datos :
- Cifrado de datos : Protege la información confidencial con cifrado.
- Control de acceso: sólo las personas autorizadas deben tener acceso a los datos.
- Auditorías y pruebas periódicas: realice pruebas de seguridad (pruebas de penetración, auditorías) para detectar vulnerabilidades.
- Plan de acción en caso de incidente: Preparar un procedimiento claro de reacción en caso de fuga de datos (notificación a la CNIL y a las personas afectadas).
5. Respetar los derechos de los usuarios
Los interesados tienen derechos sobre sus datos personales, y es su responsabilidad como empresa ofrecerles formas sencillas y accesibles de ejercerlos.
- Acceso a los datos: Ofrece a los usuarios una forma de acceder a su información.
- Rectificación y supresión: Permitirles rectificar o suprimir sus datos previa solicitud.
- Portabilidad de los datos: facilite la transferencia de su información en un formato claro y estructurado.
- En contra: Respetar su negativa a utilizar sus datos, especialmente con fines de marketing.
Consejo: cree una página o una dirección de correo electrónico específica donde los usuarios puedan hacer sus peticiones.
6. Audite a sus subcontratistas y servicios de terceros
Si utiliza proveedores de servicios para procesar datos (host, CRM, herramientas de marketing), asegúrese de que también cumplen el RGPD :
- Contratos conformes: incluya cláusulas que especifiquen las obligaciones de sus subcontratistas en materia de protección de datos.
- Controles periódicos: audite sus prácticas para garantizar el cumplimiento.
- Notificación de filtraciones: asegúrese de que le avisan rápidamente en caso de filtración de datos.
7. Aplicar una política de cookies que cumpla la normativa
Si su sitio utiliza cookies, informe a sus usuarios y obtenga su consentimiento:
- Añada un banner de consentimiento claro con opciones de inclusión, exclusión y personalización.
- No instale ninguna cookie sin el consentimiento explícito del usuario.
- Proporcione un enlace a su política de privacidad para más detalles.
8. Actualice sus políticas de privacidad
Su política de confidencialidad debe ser fácilmente accesible (generalmente a través de un enlace en el pie de página de su sitio web) y estar redactada en un lenguaje claro y comprensible.
Debe incluir :
- Por qué se recogen los datos.
- Qué tipos de datos se recogen.
- Cómo se utilizan y protegen.
- Derechos de los usuarios y cómo pueden ejercerlos.
9. Analizar los riesgos con una evaluación de impacto (AIPD)
Para el tratamiento de alto riesgo (por ejemplo, recogida de datos sensibles o vigilancia a gran escala), realice una Evaluación de Impacto sobre la Protección de Datos ( EIPD ):
- Identificar los riesgos para los derechos de las personas.
- Ponga en marcha medidas para mitigarlos.
- Consulte a la CNIL si no es posible reducir los riesgos.
10. Preparar un plan de acción en caso de infracción
Ningún sistema es infalible. En caso de fuga de datos :
- Identificar el origen del problema y bloquear el acceso a los datos.
- Informar a la CNIL en un plazo de 72 horas.
- Notificar a los usuarios afectados si sus derechos se ven amenazados.
- Documente el incidente y refuerce sus medidas de seguridad.
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